Vertragsmanagement

Haben Sie alle Ihre Verträge immer richtig im Blick?

 

Wissen Sie immer, wann ein Vertrag ausläuft oder gekündigt werden kann?

 

Wenn Sie diese Fragen mit "nein" beantworten müssen, dann kann es gut sein, dass Sie unnötig Geld verlieren.

 

Es kann leicht übersehen werden, dass ein Vertrag über die festgelegte Laufzeit hinaus noch eine ganze Zeit weiter lief. Hätten Sie rechtzeitig reagiert, hätte sich der Vertrag nicht um ein Jahr verlängert.

 
Die Einführung eines Vertragsmanagementsystems kann solche Probleme effektiv und kostengünstig lösen.

Das Vertragsmanagement ist als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens anzusehen. Hierdurch vermeiden Sie Mehrfacharbeiten und verkürzen die Suchzeiten durch eine zentrale Datenhaltung. Basis für ein optimales Vertragsmanagement ist deshalb die Vertragsverwaltung.
 
Als Fürhungskraft sollten Sie immer alle Verträge im Blick haben. Die verschiednen Vereinbarungen der Verträge werden dabei automatisiert angezeigt. Abgestufte Genehmigungen sorgen für transparente Prozesse. Die Sicherheit wird durch eine hirachische Benutzerverwaltung mit eindeutiger Zuweisung von Rechten udn Pflichten gewährleistet. Eine Optimierung der Vertragsenwürfe wird durch die Verwendung von Mustern gesteiget. Hierdurch können auch schnell Vergleiche zu vorherigen verträgen gemacht werden. Dies fördert die Effektivität udn verhindert Verluste durch versäumte Vertragskündigungen.
 
Das professionelle Vertragsmanagement wird durch den Einsatz einer intelligenten Vertragsmanagementsoftware erleichtert. Sie hilft bei der Automatisierung der Abläufe. 

Mit dem Erwerb einer geeigneten Softwareist das Projekt aber nicht abgeschlossen. Es ist nun vielmehr die Aufgabe, das System mit Leben zu füllen und stetig aktuell zu halten. Zudem sollten alle Vertragsdokumente eingescannt werden, um so den jeweiligen Nutzern zur Verfügung zu stehen. Sinnvoll ist es, eine Texterkennungssoftware miteinzubeziehen. Ist die Anzahl der Verträge groß, kann diese Aufgabe durchaus von einem externen Dienstleister übernommen werden; dies schont eigene Personalressourcen.

Letztlich ist ein automatisiertes Analyse- und Berichtswesen notwenig.
 

Rechtsanwalt Schroeter
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